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Treiber der digitalen Transformation in der ETH-Verwaltung
Die ETH steht vor zahlreichen Herausforderungen, darunter steigende Studierendenzahlen, zunehmende Komplexität, strengere finanzielle Bedingungen und disruptive technologische Fortschritte (einschliesslich KI). Als Antwort darauf zielt die Download Strategie der digitalen Transformation der ETH-Verwaltung darauf ab, die Verwaltungsdienstleistungen in fünf Dimensionen zu verbessern: Effizienz, Effektivität, Flexibilität, Transparenz und Qualität. Projektträger und -manager sollten diese Ziele bei der Planung ihrer Projekte im Auge behalten.
- Projektmanager:innen sind die treibende Kraft im digitalen Transformationsprozess und sollten die beteiligten Prozesse kennen, motiviert sein, mit den Projektbeteiligten zusammenzuarbeiten und sich zu vernetzen, und ein Bewusstsein für die Möglichkeiten und Einschränkungen entwickeln, die sich aus dem Kontext des Projekts ergeben.
- Beginne mit dem Prozess: Verstehe den aktuellen Prozess und überlege, wie er mit modernen digitalen Möglichkeiten verbessert werden kann. Versuche, wo immer möglich, die Prozesse für die beteiligten Akteure zu vereinfachen. Definiere den Zielprozess - strebe nach Vereinfachung und Standardisierung, wo immer es möglich ist, um die Effizienz zu steigern.
- Stakeholder-Orientierung: Stelle sicher, dass du die Bedürfnisse der Prozesskunden und Stakeholder von Anfang an einbeziehst und verstehst.
- Informiere dich über die Möglichkeiten, die dir bei der Definition der Projektziele zur Verfügung stehen . Die Möglichkeiten sind spezifisch für den jeweiligen Kontext und die bestehende Daten- und Systemlandschaft“. In etablierten Funktionen mit bestehenden Softwareplattformen (z. B. SAP, Lehranwendungen, eResearch) musst du mit den Plattformbetreibern zusammenarbeiten. In neuen oder sich entwickelnden Bereichen oder Organisationen musst du möglicherweise neue digitale Lösungen einführen und stehst vor einer „Make or Buy“-Entscheidung.
Effektives Projektmanagement ist entscheidend für den Erfolg.
- Bestimme einen Projektmanager:in, der/die sich mit den Kontexten und Prozessen auskennt. Frühere Erfahrungen in der Leitung von Projekten sind hilfreich.
- Wähle eine geeignete Projektmanagementmethode, die gut zu den Projektteilnehmern, den verfügbaren Ressourcen und den Erwartungen der Stakeholder passt: z.B. Wasserfall oder agil.
- In der ETH-Verwaltung werden grosse und komplexe IT-Projekte in der Regel nach der Wasserfallmethode durchgeführt. Die Informatikdienste haben einen Projektmanagementrahmen entwickelt, der auf der HERMES-Methode basiert.
- In letzter Zeit rücken agile Projekte immer mehr in den Fokus. Die Akademischen Dienste und die Informatikdienste haben Agile in ihren Softwareentwicklungsprozess integriert.
Unterstützung und Information:
- Die IT-Projektmanager-Community bietet Netzwerk- und Informationsveranstaltungen an. Kontaktiere den Community Lead, Lionel Rosenfeld, für Informationen.
- Das Projektmanagement-Team der IT-Dienste kann eventuell Projektmanagement-Ressourcen zur Verfügung stellen.
- Der externe Schulungsanbieter Digicomp bietet Kurse zu Projektmanagementmethoden (einschliesslich externe Seite Agile und externe Seite HERMES), externe Seite Geschäftsanalyse und Requirements Engineering sowie externe Seite Prozessverbesserung an. Die Kurse sind deutschsprachig und kosten zwischen 1.000 CHF pro Schulungsteilnehmer und Schulungstag.
Vergewissere dich, dass du den End-to-End-Prozess (E2E), den du verbessern willst, gut verstehst, d.h. dass du den gesamten Prozess aus der Perspektive deiner Kunden und Stakeholder betrachtest; denke über die Grenzen deiner unmittelbaren Organisationseinheit hinaus.
Ein „lokales“ Prozessoptimierungsdenken birgt die Gefahr, dass Chancen zur Bündelung von Ressourcen verpasst werden oder dass es zu Redundanzen kommt. Im schlimmsten Fall kann die Optimierung von Prozessen ohne Berücksichtigung des breiteren Kontexts die Prozessverbesserungsbemühungen in anderen Bereichen aktiv behindern oder Probleme im „nachgelagerten“ Prozess verursachen. Ausserdem erhöht ein Mangel an ausreichendem Wissen über den Gesamtprozess die Risiken für Datenschutz, Informationssicherheit und Qualität.
Einige nützliche Schritte, die du unternehmen kannst:
Dokumentiere die aktuellen Prozesse mit Prozessdiagrammen.
Die Methode Business Process Modelling Notation 2.0 (BPMN2) ist ein Industriestandard zur Beschreibung und Modellierung von Prozessen. In den Verwaltungseinheiten der ETH werden häufig „Swimlane“-Diagramme verwendet, die dieser Methode ähneln.
Die ETH verfügt derzeit nicht über einen zentralen (unternehmensweiten) Prozess-Hub, aber die am häufigsten verwendeten Tools sind Lucidchart (verfügbar als Plug-in in ETH Confluence), Visio (Lizenz erhältlich über den IT Shop) und Microsoft Word oder PowerPoint.
Unterstützung und Information:
In vielen Bereichen gibt es Mitarbeiter/innen, die für die Prozessdokumentation zuständig sind. Sprich mit den zuständigen Mitarbeitern in deinem Bereich oder wende dich an die Projektmanager-Community der IT Services.
Digcomp bietet einen 2-tägigen externe Seite BPMN2-Kurs an, der die Grundlagen der Methode behandelt.
„Verwalte alle relevanten Stakeholder für das vorgeschlagene Projekt. Die Komplexität des erforderlichen Stakeholder-Management-Prozesses hängt von der Grösse und Komplexität des geplanten Projekts ab. Er kann von einem sehr einfachen Prozess für kleine Projekte bis hin zu einer ausgeklügelten Projektorganisation für grosse Projekte reichen. Langfristige Projekte erfordern eine kontinuierliche Einbindung der Stakeholder:innen.“ SDownload trategie der ETH Zürich für die digitale Transformation der Verwaltung
Welche Optionen für deine digitale Transformation zur Verfügung stehen, hängt von deinem Kontext ab. Es ist wichtig, die Daten- und Systemlandschaft zu verstehen, in der deine Prozesse stattfinden. Einige Beispiele:
- ETHIS/SAP ist eine Drehscheibe für viele Prozesse im Finanz- und Personalwesen. Änderungen an SAP-Prozessen werden über das ETHIS-Programm verwaltet. Für weitere Informationen wende dich an CC SAP.
- Viele lehrbezogene Prozesse laufen über Applikationen, die von den Informatikdienste entwickelt oder betrieben werden und von denen einige im Rahmen des Projekts Digital Campus (DC) des Rektors modernisiert werden. Kontaktiere das DC-Programmteam für weitere Informationen.
- In anderen Bereichen der Verwaltung spielen spezielle Software-Plattformen eine wichtige strategische Rolle. Beispiele hierfür sind:
- die eResearch-Plattform des VPF (Kontaktinformationen findest du auf der Homepage der Plattform),
- das Records Management System des Generalsekretariats (Kontaktdetails hier),
- das Vertragsmanagementsystem im VPWW (Kontakt zum Stab Wissenstransfer und Wirtschaftsbeziehungen).
Wenn es keine bestehenden Plattformen gibt, kann es eine Möglichkeit geben, mit anderen Einheiten/Stakeholdern zusammenzuarbeiten, um eine gemeinsame Plattform zu schaffen. Ein Ziel des Ausschusses für digitale Transformation ist es, die Einrichtung gemeinsamer Plattformen zu unterstützen, um von Effizienzgewinnen zu profitieren. Möglicherweise stehen Fördermittel zur Verfügung: Wenden Sie sich an das Digital Transformation Office, um weitere Informationen zu erhalten.
Wenn du die Einführung eines neuen Systems in Erwägung ziehst, gibt es Vor- und Nachteile bei der Entscheidung, ob du es „Make or Buy“ willst.
„Buy“:
Der Kauf von Software führt in der Regel zu einem schnellen Einführungsprojekt, obwohl die Lizenz- und Betriebs-/Supportkosten langfristig hoch sein können.
- Wenden Sie sich an das Beschaffungsteam der IT-Abteilung, um Unterstützung zu erhalten. Dies ist besonders wichtig, wenn die Beschaffungsregeln der Welthandelsorganisation (WTO) für dein Projekt gelten.
- Dokumentiere deine Anforderungen und führe eine erste Marktanalyse der verfügbaren Software durch. Das Young 'n' Rising Azubi-Team des IT-Dienstes kann gegen eine geringe Gebühr eine Analyse durchführen. Wenn „WTO“-Regeln gelten, ist es wichtig, eine enge Zusammenarbeit mit bestimmten Anbietern zu vermeiden.
- Wenn die bevorzugten Lösungen cloudbasiert sind, muss im Rahmen des Beschaffungsprozesses eine Cloud-Bewertung durchgeführt werden. Weitere Informationen zu Cloud-Bewertungen findest du hier.
„Make“:
Die Entwicklung einer Lösung im eigenen Haus kann zu einer sehr maßgeschneiderten Lösung führen, die jedoch mit höheren Entwicklungskosten und einem längeren Zeitrahmen verbunden ist. Zu berücksichtigende Faktoren:
- Wer wird die Software entwickeln, warten und betreiben? Wie werden diese Ressourcen während des Lebenszyklus des Systems gesichert?
- Die Microsoft Power Platform wird immer mehr zu einer zentralen Verwaltungsplattform, aber Konzepte wie „No Code“, „Low Code“ und „Pro Code“-Entwicklung (bei denen es sich stark um Marketingbegriffe handelt) wurden in der Verwaltung noch nicht übernommen, obwohl die IT-Abteilung diesen Ansatz untersucht. Die Lizenzierung der verschiedenen Komponenten der Plattform ist kompliziert und die ETH muss sich davor hüten, sich zu sehr zu verpflichten, sich zu binden und mit unvermeidlichen Lizenzerhöhungen konfrontiert zu werden.