Adminregelung
Verantwortung für das Projekt
Der Budgetverantwortliche, welcher einen Vertrag im Bereich Forschung abschliesst, trägt zusätzlich zu den Verantwortlichkeiten von Art. 26 Finanzreglement die Verantwortung für den richtlinienkonformen Vertragsabschluss und die Einhaltung der Vertragspflichten, auch wenn der VPF/VPWW, der Departementsvorsteher oder ETH transfer einen Vertrag mitunterzeichnet haben. Dies beinhaltet u.a. die Pflicht, sicherzustellen, dass:
- die Erbringung aller im Vertrag zugesicherten Leistungen der ETH Zürich, auch allfällige Berichtspflichten, finanzielle Verpflichtungen oder Eigenleistungen, gewährleistet ist;
- die Durchführung des vertraglich geregelten Projektes kompatibel ist mit allen anderen Projekten, die im Einflussbereich des Budgetverantwortlichen an der ETH Zürich durchgeführt werden und es dabei zu keinen Überschneidungen kommt;
- die Durchführung des vertraglich geregelten Projektes ethisch und moralisch vertretbar ist;
- die ETH Zürich über alle vorbestehenden Immaterialgüterrechte verfügt, sowie über solche, die im Projekt entstehen und die sie dem Vertragspartner vertraglich zusichert. Dies beinhaltet die Pflicht sicherzustellen, dass Studierende oder andere nicht angestellte Projektmitarbeitende der ETH Zürich die entsprechenden Rechte an Immaterialgütern aus dem Projekt, z.B. durch Unterzeichnung einer entsprechenden Projektmitarbeitervereinbarung, vertraglich vorab abtreten;
- die Geheimhaltungsverpflichtungen und das definierte Vorgehen bei geplanten Publikationen – auch von beteiligten Studierenden – eingehalten werden;
- sämtliche für das Projekt erforderlichen Bewilligungen vorliegen und anwendbare Gesetze und Richtlinien eingehalten werden. Dazu gehören u.a. Bewilligungen der Ethikkommission für klinische Studien, sowie das Einhalten der Exportkontrollgesetze (Schweizerische und allfällige ausländische), beschaffungsrechtlicher Vorgaben, Datenschutzbestimmungen, Antikorruptionsgesetze, Umwelt- und Arbeitsschutzbestimmungen.
Unterschriftenregelung
Alleinunterschrift Budgetverantwortlicher
Der zuständige Budgetverantwortliche unterzeichnet alleine:
- Verträge mit Zahlungen oder Sachmitteln unter einem Gesamtwert von CHF 50‘000 (ohne Lizenz-, Options- und Abtretungsverträge, Innosuisse Vereinbarungen über das geistige Eigentum und die Nutzungsrechte und EU-Verträge)
- Verträge mit dem SNF
- Subventionsverträge der Innosuisse
- Materialtransferverträge mit akademischen Partnern
- Geheimhaltungsvereinbarungen.
Die Stellvertreterregelung von Art. 27 Finanzreglement gilt für die Unterzeichnung von Verträgen im Bereich Forschung nicht (Ausnahme: Material Transfer Agreements).
Zusätzliche Unterschrift des Departementsvorstehers oder
eines Schulleitungsmitgliedes
Bei Verträgen im Bereich Forschung mit einer Vertragslaufzeit, die über den Zeitpunkt der Emeritierung eines Professors, der zuständiger Budgetverantwortlicher ist, hinausgeht, ist zusätzlich zur Unterschrift des Budgetverantwortlichen die Unterschrift des entsprechenden Departementsvorstehers oder bei ausserdepartementellen Einheiten diejenige des zuständigen Schulleitungsmitglieds notwendig.
Genehmigung des VPF, resp. der VPWW
Die Genehmigung des VPF, resp. der VPWW durch zusätzliche Unterschrift auf dem Vertrag wird in den folgenden Fällen benötigt:
- Verträge mit Zahlungen oder Sachmitteln ab einem Gesamtwert von CHF 50‘000
- Alle Lizenz-, Options- und Abtretungsverträge
- Alle Vereinbarungen über das geistige Eigentum und die Nutzungsrechte bei Innosuisse-Projekten
- Alle Verträge mit Beiträgen von US-amerikanischen Förderinstitutionen an Forschungsprojekte der ETH Zürich
- Bei Verträgen im Bereich Forschung, bei denen der Budgetverantwortliche gegenüber dem Vertragspartner einen Interessenskonflikt hat.
Genehmigung von ETH transfer, resp. von der Forschungsvertragsgruppe
MTAs mit kommerziellen Partnern benötigen zusätzlich die Unterschrift eines Mitarbeitenden von ETH transfer – IP & Lizenzen (wenn die ETH Material liefert), resp. von der Forschungsvertragsgruppe (wenn die ETH Material erhält).
Alleinunterschrift VPF
Der VPF unterzeichnet alleinig unabhängig von der Höhe des Mittelflusses alle EU–Verträge.
SAP-Projekt und PSP-Element Eröffnung
SAP-Projekt und PSP-Elemente werden durch den Finance Desk eröffnet.
Eröffnung durch Antrag des Budgetverantwortlichen direkt an den Finance Desk bei:
- Verträgen im Bereich Forschung mit einer Gesamtsumme unter CHF 50'000
- Forschungsprojekte der Innosuisse
- SNF-Projekte (SAP-Projekt/PSP-Element für Nebenbeitragsempfäng)
Hierfür ist dem Finance Desk das Formular «Antrag für ein neues SAP-Projekt», mit einer Kopie des vollständig unterzeichneten Vertrages einzureichen. Bei Innosuisse-Projekten sind zusätzlich Kopien der Vereinbarung über das geistige Eigentum und die Nutzungsrechte und des Antrages vorzulegen. Der Finance Desk legt die Dokumente im eDossier Projekt/PSP ab.
Antrag des Budgetverantwortlichen zur SAP-Projekt und
PSP-Element Eröffnung ist nicht nötig bei:
- Verträge im Bereich Forschung ab CHF 50'000
- SNF-Projekte (SAP-Projekt/PSP-Element für Hauptbeitragsempfänger)
- EU-Verträge
- Verträge mit Beiträgen von US-amerikanischen Förderinstitutionen
- Lizenz-, Options- und Abtretungsverträge.
Rechnungstellung und Abwicklung des Projektes
Die Rechnungsstellung für Forderungen aus Verträgen im Bereich Forschung liegt in der Verantwortung des Budgetverantwortlichen. Bei Lizenz-, Options- und Abtretungsverträgen wird dies daher i.d.R. durch ETH transfer erledigt.
Vertragsaufbewahrung
Der Budgetverantwortliche stellt sicher, dass Originalverträge sicher aufbewahrt werden. Verträge, die von VPF/VPWW (mit-)unterzeichnet werden, sind im Original zur Aufbewahrung ETH transfer, der Forschungsvertragsgruppe, resp. EU GrantsAccess zu überlassen.
Erfassung von Verträgen in eDossier Projekt/PSP von ETHis
Verträge im Bereich Forschung, die im Zusammenhang mit einem SAP-/PSP-Element stehen, müssen sobald vorhanden in vollständig unterzeichneter Form als pdf-Datei im e-Dossier Projekt/PSP von ETHIS beim entsprechenden SAP-/PSP-Element hinterlegt werden. Diese Hinterlegungspflicht gilt auch für Änderungen und Verlängerungen von Verträgen. Bei Verträgen, die von VPF/VPWW (mit-)unterzeichnet werden, wird diese Hinterlegung durch ETH transfer, die Forschungsvertragsgruppe, oder EU GrantsAccess sichergestellt. Bei allen anderen Verträgen ist der Budgetverantwortliche für die Erfassung zuständig. Zu diesem Zweck sendet er eine entsprechende pdf-Datei an den Finance Desk, zusammen mit allen notwendigen Angaben.