Vorbereitungsphase
Projektgesuche und Offerten
Bei Offerten und Projektgesuchen kommt ein Vertrag oft bereits zustande durch Akzeptanz des Gesuches resp. der Offerte durch den Adressaten. Daher muss bereits vor Einreichung einer Offerte oder eines Gesuches sichergestellt werden, dass die Angaben im Gesuch oder der Offerte komplett sind und den Vorgaben der ETH Zürich genügen.
Projektbeschreibung
Vertraglich geregelte Projekte müssen durch eine angemessene Projektbeschreibung inhaltlich und zeitlich klar von anderen Projekten und Forschungsaktivitäten trennbar sein.
Ungünstige Vertragsbedingungen
Falls ein Projektpartner oder eine geldgebende Organisationen im Zusammenhang mit einem geplanten Projekt die Unterzeichnung von sehr umfangreichen Dokumenten mit unklaren oder nur sehr aufwändig erfüllbaren Bedingungen verlangt ist abzuwägen, ob sich Verhandlungen lohnen, oder ob sich das Projekt mit anderen Partnern besser realisieren lässt. Dabei sind insbesondere Aufwand und Ertrag, sowie einzugehende Risiken abzuwägen.
Projektbudget – Kostenberechnung, Aufschläge, Overheads,
Mehrwertsteuer
Projektbudgets sind unter Beachtung der Vorgaben der jeweiligen Förderstellen oder Vertragspartner zu erstellen. Folgende Angaben können bei der Erstellung hilfreich sein:
Die direkten Projektkosten setzen sich zusammen aus Löhnen und allen weiteren Ausgaben, die direkt einem Projekt zugeordnet werden können, wie bspw. Verbrauchsmaterialien. Löhne von Doktoranden und Postdocs finden sich hier. Zu den angegebenen Nettolöhnen sind 12% bei Doktoranden, resp. 14% bei Postdocs arbeitgeberseitige Sozialkosten zu addieren. Allenfalls sind auch Familienzulagen zu berücksichtigen. Verbindliche Auskunft erteilt die Personalabteilung.
Der Infrastrukturaufschlag „ISB“ von 10% ist als teilweise Deckung der indirekten Projektkosten zu budgetieren, falls der Vertragspartner oder ein anderer Begünstigter durch den Vertrag eine Gegenleistung bekommt.
Der Immaterialgut-Aufschlag „IP-Aufschlag“ von 35% ist zusätzlich zum ISB in denjenigen Forschungsverträgen zu budgetieren und zu verrechnen, bei denen der Vertragspartner oder ein anderer Begünstigter Exklusivrechte oder Eigentum an im Projekt entstehenden Immaterialgüterrechten vorab von der ETH Zürich erwerben möchte.
Bei Dienstleistungen, die gleichwertig durch die Privatwirtschaft erbracht werden können, muss die Vergütung marktgerecht angesetzt werden, beispielsweise durch Anwendung geeigneter Stundensätze. In jedem Fall werden vom Gesamtbetrag, der auf dem SAP-Projekt/PSP-Element eingeht, die Abzüge gemacht, die einem Dienstleistungs-Aufschlag „DL-Aufschlag“ von 10% entsprechen.
Ein Beispiel für ein Projektbudget mit einem Industriepartner ist bei der Forschungsvertragsgruppe erhältlich.