ETH Zürich erhält Projektdaten des Nationalfonds neu via Schnittstelle

Der Schweizerische Nationalfonds SNF ist als nationale Förderinstitution und Förderer der Grundlagenforschung einer der wichtigsten Förderer der Forschung an der ETH Zürich. Allein im letzten Jahr erhielten ETH-Forschende rund 300 neue Projekte bewilligt. Für jedes Projekt benötigen die Forscher einen neuen Fonds, zu dem Projektangaben geliefert und Vertragsunterlagen archiviert werden müssen.

Ein neuer Projektfonds wird an der ETH Zürich jeweils automatisch mit den Angaben des SNF eröffnet. Mit der neu eingerichteten Datenschnittstelle entfällt nicht nur die Beantragung des Fonds für die Forschenden, sondern sie finden auch die Bewilligungsunterlagen sowie die die erfassten Projektdaten rasch und online im ETH Informations- und Supportsystem ETHIS.

Aufwand reduziert

Um den Aufwand der Hochschule für die Datenerfassung zu reduzieren, war es der ETH Zürich ein Anliegen, dass der SNF seine Datenbank für die sogenannten «beitragsverwaltenden Stellen» öffnet. Im Rahmen des Projektes «Grants Management» hat die ETH Zürich im Dezember 2013 als erste Hochschule der Schweiz eine entsprechende Vereinbarung mit dem SNF erreicht.

Vereinbart wurde, dass die ETH via Schnittstelle alle Daten erhalten soll, die sie für die finanzielle Verwaltung eines Projektes benötigt oder die der SNF ohnehin veröffentlicht - wie zum Beispiel Projekttitel, Beitragsempfänger, Förderhöhe, Laufzeit und allgemeinverständliches Abstract. Auch zentrale Dokumente wie Bewilligungen gehören dazu. Die Schnittstelle wurde seit Frühjahr getestet und konnte nun rechtzeitig zur Herbst-Bewilligungsrunde des SNF in den Routinebetrieb gehen.

Dass die Kundenberater der Fondsbewirtschaftung nun täglich Informationen zu neuen Projekten sowie Änderungsmeldungen zu laufenden Projekten aus den SNF-Systemen holen können, vereinfacht auf Seiten der ETH nicht nur die Fondseröffnung für neue Grants und die Vertragsarchivierung, sondern erleichtert überdies auch Aktualisierungen wie zum Beispiel Laufzeitverlängerungen.

Gelungene Zusammenarbeit

«Es war eine Menge Konzeptarbeit zu leisten, aber dank der hervorragenden Zusammenarbeit mit den Kollegen vom SNF und der kompetenten Unterstützung durch die Informatikdienste sind wir sehr gut vorangekommen. Nun hoffen wir, dass auch die Forscher die administrative Entlastung spüren und entsprechend wertschätzen. Meine Kollegen in der Fondsbewirtschaftung sind jedenfalls jetzt schon sehr glücklich mit der neuen Lösung», sagt Raffael Walter, der das Schnittstellenprojekt auf Seiten des ETH-Rechnungswesens betreut hat.

Alle vom SNF zu einem bestimmten Grant eingehenden Informationen und PDF-Dokumente werden bei der ETH Zürich als Teil der Fondsdaten gespeichert. Damit sind sie im zentralen System und können von den Beitragsempfängern oder deren Professorin oder Professor online via ETHIS abgerufen werden: Die Dokumente findet man im ETHIS eDossier Fonds, eine Übersicht der erfassten Grant-Angaben im ETHIS-Bericht «Grants & Contracts».